Kwaliteits Management Systeem

Moet jouw bedrijf ook voldoen aan ISO 9001 of ISO 27001 en heb jij je procedurehandboek nog in de kast staan? Dit kan nu ook digitaal! Via deze kant en klare module voor Microsoft 365 is dit mogelijk, waardoor jij jouw huidige procedures in vier dagen digitaal kunt hebben. Hiermee creëer jij een kwaliteitsmanagementsysteem dat goed beheersbaar en centraal beschikbaar is!

De voordelen spreken voor zich: het systeem is voor iedere medewerker toegankelijk, zodat men eenvoudig procedures inzichtelijk heeft en zelf kan bijdragen aan verbeteringen.

Versiebeheer

Wijzigingen in procedures worden automatisch bijgehouden in paginaversies en zijn voor jouw medewerkers direct inzichtelijk. Zo zijn wijzigingen in procedures ten opzichte van vorige versies direct zichtbaar en terug te halen.

Wanneer er een wijziging heeft plaatsgevonden is deze na goedkeuring gelijk zichtbaar voor iedereen in de organisatie. Zo beschikt iedere werknemer, intern of op locatie, over dezelfde versie van bijvoorbeeld een procedure.

Medewerkers kunnen ook verbetersuggesties geven in het kwaliteitsmanagementsysteem. Zie bijvoorbeeld onderstaande afbeelding.

Zoeken

Het systeem maakt gebruik van de krachtige fulltext zoekfunctie van SharePoint. Binnen de zoekresultaten kan gefilterd worden en wordt direct een voorbeeld gegeven van de procedure. Hiermee kan snel gezien worden of het juiste zoekresultaat is gevonden. Zoekresultaten kunnen ook verfijnd worden op bijvoorbeeld het type van een document of de auteur.

Pagina’s zelf aanpassen

De content is opgebouwd met SharePoint pagina’s en zijn eenvoudig aan te passen. Daarnaast is er een overzichtelijke navigatie structuur, wat betekent dat jij jouw gewenste pagina snel kunt vinden. Hoewel deze automatisch gemaakt kan worden is het ook mogelijk om deze handmatig aan te passen. Zo zorg jij ervoor dat het kwaliteitsmanagementsysteem ook daadwekelijk jouw systeem wordt! In onderstaande afbeelding kun je in één opslag alle pagina’s zien.

Startpagina

De startpagina is opgebouwd uit aanpasbare tegels zoals onderstaande afbeelding te zien is.

Processen integreren

In veel organisaties wordt Visio gebruikt om processen weer te geven. Middels SharePoint is het mogelijk om Visio proces schema’s meteen te tonen en vanuit de Visio ook door te linken naar andere pagina’s. Onderstaand is een voorbeeld gegeven hoe dit er uit ziet.

OVERIGE FUNCTIONALITEITEN

Naast de hiervoor genoemde functionaliteiten zijn de volgende functies ook standaard onderdeel van het kwaliteits management systeem. Ten behoeve van het continue verbeteren is er bijvoorbeeld een knop toegevoegd aan iedere pagina. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat iedere werknemer snel een verbetersuggestie kan indienen. Zo kan dus iedereen in de organisatie gemakkelijk bijdragen aan de kwaliteit van het werk. In de praktijk valt op dat jouw collega’s op deze manier een betere bijdrage leveren om te voldoen aan bijvoorbeeld de erkende norm ISO 9001.

De volgende extra functionaliteiten heeft deze SharePoint Module:

  • Mobiele ondersteuning
  • Register continue verbeteren
  • Documenten
  • Activiteitenkalender
  • PowerBI Dashboard
  • Risico’s overzicht
  • Kwaliteitsdoelstellingen
  • Verbetersuggesties op elke pagina
  • Metadata navigatie
  • Notificaties

Aankomende Webinars

Webinar 16 april: Waarschuwingen in SharePoint

Webinar 23 april: Werken met documenten in SharePoint binnen de Virtuele Desktop

Webinar 30 april: Veiligheid in Microsoft 365

Webinar 7 mei: Teams koppeling met Whatsapp

Webinar 4 juni: Teams beleid instellen, verwijderen van chathistorie, introductie Viva