Samenwerking tussen Office 365 en SharePoint Online

Office 365 is dé oplossing voor het MKB en de zelfstandige ondernemer. Het pakket bevindt zich volledig in de cloud waardoor er geen lokale servers meer nodig zijn, je hoeft geen back-up te maken en je hebt geen onderhoudskosten. Daarnaast kun je op documentniveau beveiliging toepassen en heb je altijd toegang tot de nieuwste functionaliteit.
Dit alles wordt aangeboden middels een ‘per user’ licentiemodel die per maand of jaar kan worden afgenomen. Hierdoor is het uitermate flexibel en schaalbaar.

Meer dan alleen Word, Excel en PowerPoint

Natuurlijk krijg je het volledige Office pakket bij je Office 365 abonnement zoals je gewend bent. Naast de bekendste applicaties: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access en Publisher.
Krijg je er ook een ongelofelijk aantal services bij. Denk hierbij aan:
  • Exchange Online: voor je eigen mailomgeving,
  • SharePoint Online: het startpunt voor online samenwerking,
  • OneDrive: voor opslag van bestanden,
  • Skype for Business: voor bellen en instant messaging,
  • Teams: een chat-based samenwerkingstool voor groepen.

Omdat er een ‘per user’ licentiemodel wordt gehanteerd heeft iedere gebruiker het recht om Office ProPlus op 5 PC’s of Mac’s, 5 tablets en 5 telefoons te installeren.

Beveiliging

Traditionele beveiliging ging tot de deur en niet verder. Bedrijven schermen hun netwerk af met firewall, virusscanners, back ups, monitoring en fysieke beveiliging maar zodra iemand een vertrouwelijk bestand op een USB-stick zet en de deur uit loopt ligt het op straat.

Microsoft investeert jaarlijks meer dan 1 miljard dollar in cyber security en is onder andere wereldwijk ISO 27001:2013 (informatiebeveiliging) compliant. Met Office 365 kun je onder andere gebruik maken van:

  • Multi Factor Authenticatie: laat op meerdere manieren zien wie je bent,
  • Microsoft Rights Management: stel beleidsregels voor versleuteling, identiteit en verificatie van bestanden en e-mail in,
  • Data Loss Prevention: stel beleidsregels in voor versleuteling van bestanden en e-mail op basis van gevoelige informatie.

Zoals gezegd is SharePoint Online ook onderdeel van het servicepakket van Office 365. SharePoint Online is een pakket gemaakt voor het gemakkelijker maken van samenwerken, zowel binnen als buiten je organisatie.

Alles staat wederom in de cloud, dus je hebt altijd en overal toegang tot je documenten, projecten, je ‘werkomgeving’. Binnen SharePoint kun je sites aanmaken voor bijvoorbeeld een project zodat je alle relevante gegevens op één plek hebt staan en hier inzicht in kan krijgen binnen één overzicht. Vanuit een documentbibliotheek kun je direct een document bewerken en delen met een collega.

Eenvoudig delen en moeiteloos samenwerken

Ondersteun het delen en samenwerken via je intranet. Geef gebruikers een plek waar ze inhoud, gegevens en nieuws overzichtelijk kunnen bewaren en hieraan kunnen samenwerken, zodat iedereen op één lijn zit.

Je organisatie informeren en verbinden

Houd je personeel op de hoogte en verbind gebruikers via intranet en portals. Deel gemeenschappelijke informatiebronnen en toepassingen, en breng je boodschap over met uitgebreide, dynamische pagina’s.

Informatie en inzichten

Vertrouw op een krachtige zoekfunctie voor ondernemingen om bestanden, sites en personen te vinden. Deze ingebouwde slimme functie levert de meest relevante resultaten en helpt je informatie en expertise te vinden die betrekking hebben op jou.

Workflows

Om het werken nog efficiënter te maken, is het mogelijk om workflows in te richten waarmee je handelingen kunt automatiseren. Moet een document bijvoorbeeld goedgekeurd worden? Stuur het met één klik op de knop naar de verantwoordelijke, deze persoon krijgt een bericht via de mail en de goedkeuringstaak wordt automatisch toegewezen.