Administratieve rompslomp

Het invoeren en voldoen aan de ISO 9001 norm voor kwaliteit kan een ingrijpende verandering zijn voor een organisatie. De term ISO brengt wellicht een negatieve bijklank met zich mee omdat het vooral wordt gezien als een administratieve rompslomp. Je beschrijft je bedrijfsprocessen, procedures en elk van deze dingen moet bijvoorbeeld administratief goedgekeurd worden voordat ze in gebruik genomen kunnen worden. Ben je eenmaal gecertificeerd dan komt het boekwerk in de kast te staan en wanneer het tijd is voor een audit wordt deze er weer eens uitgehaald.

Laat ISO onderdeel worden van je bedrijfsvoering

Bij ISO draait het om klanttevredenheid en deze willen we het liefste zo hoog mogelijk houden, zodat deze weer terugkomt. Hierbij is de input dus altijd de wens (of eis) van de klant en probeer je je bedrijfsprocessen zo aan te passen dat ze hier naadloos op aansluiten en kijk je op welke manier je medewerkers omgaan met de klant. Belangrijk punt hierbij is echter dat iedereen hiervan ook op de hoogte moet zijn en wanneer er iets verandert je dit ook te weten komt. Daarnaast wil je dat iedereen binnen je organisatie de ‘tools’ krijgt om mee te denken. Het invoeren van een ISO norm bevindt zich dus op strategisch en operationeel niveau.

Hoe kan SharePoint Online hier dan bij helpen?

SharePoint Online is een hulpmiddel voor samenwerking en daarom uitermate geschikt voor het ISO concept. Het pakket biedt out of the box een reeks aan tools die je heel goed kan gebruiken voor de adoptie van een ISO norm. Er zit bijvoorbeeld versiebeheer in en je kunt al je processen kwijt in een wiki-omgeving. Het mooie hieraan is, iedereen binnen de organisatie heeft altijd en overal toegang. Daarnaast kun je lijsten maken voor je verbeterregister en kun je je medewerkers suggesties laten indienen voor verbetering. Hiervan wordt automatisch een mail verstuurd en kan de kwaliteitsmedewerker deze beoordelen en eventueel een taak toewijzen voor behandeling. Op deze manier dringen strategisch beslissingen door tot op de werkvloer en zorgen de medewerkers op operationeel niveau ervoor dat, de processen waarmee ze dagelijks te maken hebben, zo goed mogelijk worden uitgevoerd.