Berichten

Veilig samenwerken met SharePoint Online

Om veilig samenwerken mogelijk te maken, zowel binnen je organisatie als daar buiten is het belangrijk om een balans te vinden tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid.  Daarom is het belangrijk om extern delen binnen SharePoint Online goed in te stellen.

Extern delen op tenant niveau

Extern delen kan erg gemakkelijk zijn maar het is niet de bedoeling dat iemand buiten de organisatie toegang heeft tot vertrouwelijke informatie. Om dit te voorkomen moet je er voor zorgen dat de standaard instellingen op tenant niveau goed ingesteld staan.  Wanneer je naar het SharePoint Online admin center gaat en hier voor het tab ‘delen’ kiest zijn er een aantal dingen die ingesteld kunnen worden. Deze instellingen wordt default toegepast wanneer je een nieuwe site collectie maakt.

Kies er bijvoorbeeld voor om extern delen aan te zetten met geverifieerde externe gebruikers (Outlook.com) en het gebruik van koppelingen voor anonieme toegang. Het is wel verstandig om deze koppelingen te laten verlopen.

Delen en veilig samenwerken buiten uw organisatie

Daarnaast kun je gebruikers toestaan om te delen wanneer ze lid zijn van een bepaalde beveiligingsgroep.

Wie kan delen met gebruikers buiten uw organisatie - Veilig Samenwerken

Extern delen op site collectie niveau

Naast standaardinstellingen kun je er ook voor kiezen om op site collectie niveau aangepaste instellingen toe te passen. Hiermee kun je bepalen of sites in het geheel gedeeld kunnen worden.

  1. Klik in het SharePoint admin center op Siteverzamelingen
  2. Selecteer de betreffende sitecollectie
  3. Kies in de menubalk voor Delen

Delen sitecollectie - Veilig samenwerken

Voorwaardelijke toegang

Het is nu ook mogelijk om ervoor te zorgen dat informatie niet terecht komt op unmanaged apparaten. Dit zijn apparaten die niet lid lid zijn van het Azure domein of niet compliant zijn bevonden. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat bestanden gesynchroniseerd worden met OneDrive en offline toegankelijk zijn.

Volgende keer meer over veilig samenwerken..

Natuurlijk zijn deze instellingen nog maar het puntje van de ijsberg en bied Office 365 nog veel meer mogelijkheden voor het beveiligen van gegevens door middel van Azure Information Protection en Microsoft Intune.

 

Nieuwe functies

Bedrijfsprocessen met SharePoint en OneDrive

Microsoft voegt binnenkort een aantal nieuwe functies toe aan SharePoint en OneDrive. Deze zorgen voor integratie met PowerApps, Power BI, Microsoft Flow en Microsoft Forms. Hiermee kun je bedrijfsprocessen automatiseren doormiddel van het delen van aangepaste formulieren, applicaties en workflows.

Hieronder een snel overzicht van de functies die beschikbaar worden gemaakt in Oktober:

  • Aanpasbare formulieren met PowerApps,
  • Flow met OneDrive,
  • Voorwaardelijke opmaak van kolommen,
  • Flow launch panel,
  • Power BI en Forms web parts,

November/December:

  • Aanpasbare goedkeuringsacties,
  • Document/ Item beoordelen,
  • PowerApps web part

Predictive indexing en queries

Er kunnen tot 30M (miljoen!) items opgeslagen worden in een SharePoint lijst. Maar wanneer je een paar duizend items toevoegde aan een lijst moest je al goed kijken of je aparte views voor gegevens moest maken of zelf gegevens beter op kan slaan in een andere lijst. Dat verandert met Predictive indexing. SharePoint zal automatisch gaan kijken welke velden gebruikt worden in views en zal gaan indexeren zonder dat de gebruiker dit merkt. De moderne interface is ook geoptimaliseerd voor het gebruik van deze indexatie wanneer deze aanwezig is en zal dit gebruiken om gegevens in sets op te halen.

Voorwaardelijke opmaak in lijsten

Het toevoegen van een voorwaardelijke opmaak in SharePoint lijsten is een ingewikkelde klus waarbij je veel kennis nodig hebt. In de moderne interface van SharePoint is dit gemakkelijker gemaakt maar hebt nog steeds een beetje code nodig in de vorm van JSON. Zo kun je snel kleuren, interactieve icons en Flow toevoegen door het plakken van JSON script.

Voorwaardelijke opmaak

Aangepaste formulieren met PowerApps

Aangepaste formulieren werden voorheen met code of InfoPath gemaakt. Nu is het mogelijk als power user formulieren te maken met PowerApps. De formulieren worden geopend vanuit een lijst in een dynamisch en responsief paneel aan de rechterkant van het scherm. Hier worden de out-of-the-box formulieren nu ook laten zien.

Later dit jaar wordt het ook mogelijk om PowerApps web parts toe te voegen aan SharePoint pagina’s.

Custom forms met PowerApps

SharePoint web parts

Het wordt makkelijker om applicaties te integreren met SharePoint pagina’s. Nieuwe web parts zoals Microsoft Forms, Power BI en PowerApps kunnen snel toegevoegd worden aan een pagina.

Flow Launch Panel en In-the-box Flows

Ook is het straks mogelijk om input te geven aan een Flow voordat deze gestart wordt. Wil je bijvoorbeeld een apparaat reserveren, dan kun je dit eerst uit een lijst kiezen voordat de flow wordt gestart.

Flow Launch Panel voor bedrijfsprocessen

Daarnaast wordt aan iedere bibliotheek standaard een goedkeuringsflow toegevoegd zodat je deze niet steeds zelf hoeft te maken. Doordat deze gebruik maakt van Microsoft Flow zijn ze traceerbaar in SharePoint en de Flow admin center.

In-the-box Flows

 

Bron

Bekijk hoe Office 365 uw organisatie kan helpen.

Je vertrouwde Office altijd en overal

Of je nu op kantoor werkt of onderweg bent, je kunt altijd beschikken over de nieuwste versie van je vertrouwde productiviteitsprogramma’s. Met Office-toepassingen —altijd de nieuwste versies—kun je bestanden maken, bewerken en delen vanaf je pc of Mac, of je iOS-, Android™- of Windows-apparaat, met wie dan ook en in real time.

Hulpprogramma’s voor de professional

Neem de naam van je bedrijf op in je zakelijke e-mailadres en vergroot zo je naamsbekendheid. Promoot je bedrijf met toegesneden, eenvoudig te maken marketingmaterialen. Communiceer beter met klanten en collega’s met een reeks communicatieprogramma’s, van e-mail en chatten tot sociale netwerken en videovergaderingen.

Hulpmiddelen voor teamwork

Met 1 TB aan opslagcapaciteit per gebruiker is er meer dan voldoende ruimte voor al je bestanden. En omdat je bestanden online zijn opgeslagen, kun je deze altijd en overal met mensen binnen en buiten het bedrijf delen. Met HD-video voor meerdere partijen, de functie voor het delen van inhoud, gedeelde agenda’s en team chats, ben je altijd gesynchroniseerd met je team.

Eenvoudige installatie en eenvoudig beheer

Met stapsgewijze begeleiding kun je eenvoudig gebruikers instellen en snel services gebruiken. Je hebt vanaf elke locatie toegang tot het gebruiksvriendelijke beheercentrum, om daar services te beheren. Daarnaast hoef je je in Office 365 geen zorgen te maken over IT: je services zijn altijd beschikbaar en up-to-date.