Berichten

Veilig samenwerken met SharePoint Online

Om veilig samenwerken mogelijk te maken, zowel binnen je organisatie als daar buiten is het belangrijk om een balans te vinden tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid.  Daarom is het belangrijk om extern delen binnen SharePoint Online goed in te stellen.

Extern delen op tenant niveau

Extern delen kan erg gemakkelijk zijn maar het is niet de bedoeling dat iemand buiten de organisatie toegang heeft tot vertrouwelijke informatie. Om dit te voorkomen moet je er voor zorgen dat de standaard instellingen op tenant niveau goed ingesteld staan.  Wanneer je naar het SharePoint Online admin center gaat en hier voor het tab ‘delen’ kiest zijn er een aantal dingen die ingesteld kunnen worden. Deze instellingen wordt default toegepast wanneer je een nieuwe site collectie maakt.

Kies er bijvoorbeeld voor om extern delen aan te zetten met geverifieerde externe gebruikers (Outlook.com) en het gebruik van koppelingen voor anonieme toegang. Het is wel verstandig om deze koppelingen te laten verlopen.

Delen en veilig samenwerken buiten uw organisatie

Daarnaast kun je gebruikers toestaan om te delen wanneer ze lid zijn van een bepaalde beveiligingsgroep.

Wie kan delen met gebruikers buiten uw organisatie - Veilig Samenwerken

Extern delen op site collectie niveau

Naast standaardinstellingen kun je er ook voor kiezen om op site collectie niveau aangepaste instellingen toe te passen. Hiermee kun je bepalen of sites in het geheel gedeeld kunnen worden.

  1. Klik in het SharePoint admin center op Siteverzamelingen
  2. Selecteer de betreffende sitecollectie
  3. Kies in de menubalk voor Delen

Delen sitecollectie - Veilig samenwerken

Voorwaardelijke toegang

Het is nu ook mogelijk om ervoor te zorgen dat informatie niet terecht komt op unmanaged apparaten. Dit zijn apparaten die niet lid lid zijn van het Azure domein of niet compliant zijn bevonden. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat bestanden gesynchroniseerd worden met OneDrive en offline toegankelijk zijn.

Volgende keer meer over veilig samenwerken..

Natuurlijk zijn deze instellingen nog maar het puntje van de ijsberg en bied Office 365 nog veel meer mogelijkheden voor het beveiligen van gegevens door middel van Azure Information Protection en Microsoft Intune.

 

Bekijk hoe Office 365 uw organisatie kan helpen.

Je vertrouwde Office altijd en overal

Of je nu op kantoor werkt of onderweg bent, je kunt altijd beschikken over de nieuwste versie van je vertrouwde productiviteitsprogramma’s. Met Office-toepassingen —altijd de nieuwste versies—kun je bestanden maken, bewerken en delen vanaf je pc of Mac, of je iOS-, Android™- of Windows-apparaat, met wie dan ook en in real time.

Hulpprogramma’s voor de professional

Neem de naam van je bedrijf op in je zakelijke e-mailadres en vergroot zo je naamsbekendheid. Promoot je bedrijf met toegesneden, eenvoudig te maken marketingmaterialen. Communiceer beter met klanten en collega’s met een reeks communicatieprogramma’s, van e-mail en chatten tot sociale netwerken en videovergaderingen.

Hulpmiddelen voor teamwork

Met 1 TB aan opslagcapaciteit per gebruiker is er meer dan voldoende ruimte voor al je bestanden. En omdat je bestanden online zijn opgeslagen, kun je deze altijd en overal met mensen binnen en buiten het bedrijf delen. Met HD-video voor meerdere partijen, de functie voor het delen van inhoud, gedeelde agenda’s en team chats, ben je altijd gesynchroniseerd met je team.

Eenvoudige installatie en eenvoudig beheer

Met stapsgewijze begeleiding kun je eenvoudig gebruikers instellen en snel services gebruiken. Je hebt vanaf elke locatie toegang tot het gebruiksvriendelijke beheercentrum, om daar services te beheren. Daarnaast hoef je je in Office 365 geen zorgen te maken over IT: je services zijn altijd beschikbaar en up-to-date.

Effectief ISO 9001 met SharePoint Online

Administratieve rompslomp

Het invoeren en voldoen aan de ISO 9001 norm voor kwaliteit kan een ingrijpende verandering zijn voor een organisatie. De term ISO brengt wellicht een negatieve bijklank met zich mee omdat het vooral wordt gezien als een administratieve rompslomp. Je beschrijft je bedrijfsprocessen, procedures en elk van deze dingen moet bijvoorbeeld administratief goedgekeurd worden voordat ze in gebruik genomen kunnen worden. Ben je eenmaal gecertificeerd dan komt het boekwerk in de kast te staan en wanneer het tijd is voor een audit wordt deze er weer eens uitgehaald.

Laat ISO onderdeel worden van je bedrijfsvoering

Bij ISO draait het om klanttevredenheid en deze willen we het liefste zo hoog mogelijk houden, zodat deze weer terugkomt. Hierbij is de input dus altijd de wens (of eis) van de klant en probeer je je bedrijfsprocessen zo aan te passen dat ze hier naadloos op aansluiten en kijk je op welke manier je medewerkers omgaan met de klant. Belangrijk punt hierbij is echter dat iedereen hiervan ook op de hoogte moet zijn en wanneer er iets verandert je dit ook te weten komt. Daarnaast wil je dat iedereen binnen je organisatie de ‘tools’ krijgt om mee te denken. Het invoeren van een ISO norm bevindt zich dus op strategisch en operationeel niveau.

Hoe kan SharePoint Online hier dan bij helpen?

SharePoint Online is een hulpmiddel voor samenwerking en daarom uitermate geschikt voor het ISO concept. Het pakket biedt out of the box een reeks aan tools die je heel goed kan gebruiken voor de adoptie van een ISO norm. Er zit bijvoorbeeld versiebeheer in en je kunt al je processen kwijt in een wiki-omgeving. Het mooie hieraan is, iedereen binnen de organisatie heeft altijd en overal toegang. Daarnaast kun je lijsten maken voor je verbeterregister en kun je je medewerkers suggesties laten indienen voor verbetering. Hiervan wordt automatisch een mail verstuurd en kan de kwaliteitsmedewerker deze beoordelen en eventueel een taak toewijzen voor behandeling. Op deze manier dringen strategisch beslissingen door tot op de werkvloer en zorgen de medewerkers op operationeel niveau ervoor dat, de processen waarmee ze dagelijks te maken hebben, zo goed mogelijk worden uitgevoerd.