Berichten

Veilig samenwerken met SharePoint Online

Om veilig samenwerken mogelijk te maken, zowel binnen je organisatie als daar buiten is het belangrijk om een balans te vinden tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid.  Daarom is het belangrijk om extern delen binnen SharePoint Online goed in te stellen.

Extern delen op tenant niveau

Extern delen kan erg gemakkelijk zijn maar het is niet de bedoeling dat iemand buiten de organisatie toegang heeft tot vertrouwelijke informatie. Om dit te voorkomen moet je er voor zorgen dat de standaard instellingen op tenant niveau goed ingesteld staan.  Wanneer je naar het SharePoint Online admin center gaat en hier voor het tab ‘delen’ kiest zijn er een aantal dingen die ingesteld kunnen worden. Deze instellingen wordt default toegepast wanneer je een nieuwe site collectie maakt.

Kies er bijvoorbeeld voor om extern delen aan te zetten met geverifieerde externe gebruikers (Outlook.com) en het gebruik van koppelingen voor anonieme toegang. Het is wel verstandig om deze koppelingen te laten verlopen.

Delen en veilig samenwerken buiten uw organisatie

Daarnaast kun je gebruikers toestaan om te delen wanneer ze lid zijn van een bepaalde beveiligingsgroep.

Wie kan delen met gebruikers buiten uw organisatie - Veilig Samenwerken

Extern delen op site collectie niveau

Naast standaardinstellingen kun je er ook voor kiezen om op site collectie niveau aangepaste instellingen toe te passen. Hiermee kun je bepalen of sites in het geheel gedeeld kunnen worden.

  1. Klik in het SharePoint admin center op Siteverzamelingen
  2. Selecteer de betreffende sitecollectie
  3. Kies in de menubalk voor Delen

Delen sitecollectie - Veilig samenwerken

Voorwaardelijke toegang

Het is nu ook mogelijk om ervoor te zorgen dat informatie niet terecht komt op unmanaged apparaten. Dit zijn apparaten die niet lid lid zijn van het Azure domein of niet compliant zijn bevonden. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat bestanden gesynchroniseerd worden met OneDrive en offline toegankelijk zijn.

Volgende keer meer over veilig samenwerken..

Natuurlijk zijn deze instellingen nog maar het puntje van de ijsberg en bied Office 365 nog veel meer mogelijkheden voor het beveiligen van gegevens door middel van Azure Information Protection en Microsoft Intune.

 

Nieuwe functies

Bedrijfsprocessen met SharePoint en OneDrive

Microsoft voegt binnenkort een aantal nieuwe functies toe aan SharePoint en OneDrive. Deze zorgen voor integratie met PowerApps, Power BI, Microsoft Flow en Microsoft Forms. Hiermee kun je bedrijfsprocessen automatiseren doormiddel van het delen van aangepaste formulieren, applicaties en workflows.

Hieronder een snel overzicht van de functies die beschikbaar worden gemaakt in Oktober:

  • Aanpasbare formulieren met PowerApps,
  • Flow met OneDrive,
  • Voorwaardelijke opmaak van kolommen,
  • Flow launch panel,
  • Power BI en Forms web parts,

November/December:

  • Aanpasbare goedkeuringsacties,
  • Document/ Item beoordelen,
  • PowerApps web part

Predictive indexing en queries

Er kunnen tot 30M (miljoen!) items opgeslagen worden in een SharePoint lijst. Maar wanneer je een paar duizend items toevoegde aan een lijst moest je al goed kijken of je aparte views voor gegevens moest maken of zelf gegevens beter op kan slaan in een andere lijst. Dat verandert met Predictive indexing. SharePoint zal automatisch gaan kijken welke velden gebruikt worden in views en zal gaan indexeren zonder dat de gebruiker dit merkt. De moderne interface is ook geoptimaliseerd voor het gebruik van deze indexatie wanneer deze aanwezig is en zal dit gebruiken om gegevens in sets op te halen.

Voorwaardelijke opmaak in lijsten

Het toevoegen van een voorwaardelijke opmaak in SharePoint lijsten is een ingewikkelde klus waarbij je veel kennis nodig hebt. In de moderne interface van SharePoint is dit gemakkelijker gemaakt maar hebt nog steeds een beetje code nodig in de vorm van JSON. Zo kun je snel kleuren, interactieve icons en Flow toevoegen door het plakken van JSON script.

Voorwaardelijke opmaak

Aangepaste formulieren met PowerApps

Aangepaste formulieren werden voorheen met code of InfoPath gemaakt. Nu is het mogelijk als power user formulieren te maken met PowerApps. De formulieren worden geopend vanuit een lijst in een dynamisch en responsief paneel aan de rechterkant van het scherm. Hier worden de out-of-the-box formulieren nu ook laten zien.

Later dit jaar wordt het ook mogelijk om PowerApps web parts toe te voegen aan SharePoint pagina’s.

Custom forms met PowerApps

SharePoint web parts

Het wordt makkelijker om applicaties te integreren met SharePoint pagina’s. Nieuwe web parts zoals Microsoft Forms, Power BI en PowerApps kunnen snel toegevoegd worden aan een pagina.

Flow Launch Panel en In-the-box Flows

Ook is het straks mogelijk om input te geven aan een Flow voordat deze gestart wordt. Wil je bijvoorbeeld een apparaat reserveren, dan kun je dit eerst uit een lijst kiezen voordat de flow wordt gestart.

Flow Launch Panel voor bedrijfsprocessen

Daarnaast wordt aan iedere bibliotheek standaard een goedkeuringsflow toegevoegd zodat je deze niet steeds zelf hoeft te maken. Doordat deze gebruik maakt van Microsoft Flow zijn ze traceerbaar in SharePoint en de Flow admin center.

In-the-box Flows

 

Bron

Samenwerking tussen Office 365 en SharePoint Online

[bt_bb_section layout=”boxed_1200″][bt_bb_row][bt_bb_column width=”1/1″][bt_bb_headline font_subset=”latin,latin-ext” superheadline=”” headline=”Office 365″ subheadline=”” html_tag=”h1″ size=”inherit” align=”center” dash=”none” color_scheme=”” color=”” font=”inherit” font_size=”” font_weight=”” url=”” target=”_self” el_id=”” el_class=”” el_style=””][/bt_bb_headline][bt_bb_text]

Office 365 is dé oplossing voor het MKB en de zelfstandige ondernemer. Het pakket bevindt zich volledig in de cloud waardoor er geen lokale servers meer nodig zijn, je hoeft geen back-up te maken en je hebt geen onderhoudskosten. Daarnaast kun je op documentniveau beveiliging toepassen en heb je altijd toegang tot de nieuwste functionaliteit.

Dit alles wordt aangeboden middels een ‘per user’ licentiemodel die per maand of jaar kan worden afgenomen. Hierdoor is het uitermate flexibel en schaalbaar.

Meer dan alleen Word, Excel en PowerPoint

Natuurlijk krijg je het volledige Office pakket bij je Office 365 abonnement zoals je gewend bent. Naast de bekendste applicaties: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access en Publisher. Krijg je er ook een ongelofelijk aantal services bij. Denk hierbij aan:

– Exchange Online: voor je eigen mailomgeving,
– SharePoint Online: het startpunt voor online samenwerking,
– OneDrive: voor opslag van bestanden,
– Skype for Business: voor bellen en instant messaging,
– Teams: een chat-based samenwerkingstool voor groepen.

Omdat er een ‘per user’ licentiemodel wordt gehanteerd heeft iedere gebruiker het recht om Office ProPlus op 5 PC’s of Mac’s, 5 tablets en 5 telefoons te installeren.

Beveiliging

Traditionele beveiliging ging tot de deur en niet verder. Bedrijven schermen hun netwerk af met firewall, virusscanners, back ups, monitoring en fysieke beveiliging maar zodra iemand een vertrouwelijk bestand op een USB-stick zet en de deur uit loopt ligt het op straat.

Microsoft investeert jaarlijks meer dan 1 miljard dollar in cyber security en is onder andere wereldwijk ISO 27001:2013 (informatiebeveiliging) compliant. Met Office 365 kun je onder andere gebruik maken van:

– Multi Factor Authenticatie: laat op meerdere manieren zien wie je bent,
– Microsoft Rights Management: stel beleidsregels voor versleuteling, identiteit en verificatie van bestanden en e-mail in,
– Data Loss Prevention: stel beleidsregels in voor versleuteling van bestanden en e-mail op basis van gevoelige informatie.

[/bt_bb_text][/bt_bb_column][/bt_bb_row][/bt_bb_section][bt_bb_section layout=”boxed_1200″][bt_bb_row][bt_bb_column width=”1/1″][bt_bb_headline font_subset=”latin,latin-ext” superheadline=”” headline=”SharePoint Online” subheadline=”” html_tag=”h1″ size=”inherit” align=”center” dash=”none” color_scheme=”” color=”” font=”inherit” font_size=”” font_weight=”” url=”” target=”_self” el_id=”” el_class=”” el_style=””][/bt_bb_headline][bt_bb_text]

Zoals gezegd is SharePoint Online ook onderdeel van het servicepakket van Office 365. SharePoint Online is een pakket gemaakt voor het gemakkelijker maken van samenwerken, zowel binnen als buiten je organisatie.

Alles staat wederom in de cloud, dus je hebt altijd en overal toegang tot je documenten, projecten, je ‘werkomgeving’. Binnen SharePoint kun je sites aanmaken voor bijvoorbeeld een project zodat je alle relevante gegevens op één plek hebt staan en hier inzicht in kan krijgen binnen één overzicht. Vanuit een documentbibliotheek kun je direct een document bewerken en delen met een collega.

Eenvoudig delen en moeiteloos samenwerken

Ondersteun het delen en samenwerken via je intranet. Geef gebruikers een plek waar ze inhoud, gegevens en nieuws overzichtelijk kunnen bewaren en hieraan kunnen samenwerken, zodat iedereen op één lijn zit.

Je organisatie informeren en verbinden

Houd je personeel op de hoogte en verbind gebruikers via intranet en portals. Deel gemeenschappelijke informatiebronnen en toepassingen, en breng je boodschap over met uitgebreide, dynamische pagina’s.

Informatie en inzichten

Vertrouw op een krachtige zoekfunctie voor ondernemingen om bestanden, sites en personen te vinden. Deze ingebouwde slimme functie levert de meest relevante resultaten en helpt je informatie en expertise te vinden die betrekking hebben op jou.

Workflows

Om het werken nog efficiënter te maken, is het mogelijk om workflows in te richten waarmee je handelingen kunt automatiseren. Moet een document bijvoorbeeld goedgekeurd worden? Stuur het met één klik op de knop naar de verantwoordelijke, deze persoon krijgt een bericht via de mail en de goedkeuringstaak wordt automatisch toegewezen.

[/bt_bb_text][/bt_bb_column][/bt_bb_row][/bt_bb_section][bt_bb_section layout=”boxed_1200″][bt_bb_row][bt_bb_column width=”1/1″][bt_bb_headline font_subset=”latin,latin-ext” superheadline=”” headline=”Meer weten? vraag hieronder informatie aan.” subheadline=”” html_tag=”h1″ size=”inherit” align=”inherit” dash=”none” color_scheme=”” color=”” font=”inherit” font_size=”” font_weight=”” url=”” target=”_self” el_id=”” el_class=”” el_style=””][/bt_bb_headline][/bt_bb_column][/bt_bb_row][/bt_bb_section]

Effectief ISO 9001 met SharePoint Online

Administratieve rompslomp

Het invoeren en voldoen aan de ISO 9001 norm voor kwaliteit kan een ingrijpende verandering zijn voor een organisatie. De term ISO brengt wellicht een negatieve bijklank met zich mee omdat het vooral wordt gezien als een administratieve rompslomp. Je beschrijft je bedrijfsprocessen, procedures en elk van deze dingen moet bijvoorbeeld administratief goedgekeurd worden voordat ze in gebruik genomen kunnen worden. Ben je eenmaal gecertificeerd dan komt het boekwerk in de kast te staan en wanneer het tijd is voor een audit wordt deze er weer eens uitgehaald.

Laat ISO onderdeel worden van je bedrijfsvoering

Bij ISO draait het om klanttevredenheid en deze willen we het liefste zo hoog mogelijk houden, zodat deze weer terugkomt. Hierbij is de input dus altijd de wens (of eis) van de klant en probeer je je bedrijfsprocessen zo aan te passen dat ze hier naadloos op aansluiten en kijk je op welke manier je medewerkers omgaan met de klant. Belangrijk punt hierbij is echter dat iedereen hiervan ook op de hoogte moet zijn en wanneer er iets verandert je dit ook te weten komt. Daarnaast wil je dat iedereen binnen je organisatie de ‘tools’ krijgt om mee te denken. Het invoeren van een ISO norm bevindt zich dus op strategisch en operationeel niveau.

Hoe kan SharePoint Online hier dan bij helpen?

SharePoint Online is een hulpmiddel voor samenwerking en daarom uitermate geschikt voor het ISO concept. Het pakket biedt out of the box een reeks aan tools die je heel goed kan gebruiken voor de adoptie van een ISO norm. Er zit bijvoorbeeld versiebeheer in en je kunt al je processen kwijt in een wiki-omgeving. Het mooie hieraan is, iedereen binnen de organisatie heeft altijd en overal toegang. Daarnaast kun je lijsten maken voor je verbeterregister en kun je je medewerkers suggesties laten indienen voor verbetering. Hiervan wordt automatisch een mail verstuurd en kan de kwaliteitsmedewerker deze beoordelen en eventueel een taak toewijzen voor behandeling. Op deze manier dringen strategisch beslissingen door tot op de werkvloer en zorgen de medewerkers op operationeel niveau ervoor dat, de processen waarmee ze dagelijks te maken hebben, zo goed mogelijk worden uitgevoerd.