Dit privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, opgeslagen en gebruikt door de Verjaardagen Webpart (“de Webpart”) in SharePoint. Deze Webpart haalt verjaardagen op uit Azure Active Directory (AD) en slaat deze op in een SharePoint-lijst, die vervolgens op de pagina wordt weergegeven.

1. Verzamelde Gegevens

De Webpart verzamelt de volgende persoonsgegevens uit Azure Active Directory:

• Naam van de gebruiker
• E-mailadres van de gebruiker
• Verjaardag van de gebruiker
• Profielfoto van de gebruiker

Deze gegevens worden opgeslagen in een SharePoint-lijst en weergegeven op de SharePoint-pagina voor de functie van de Webpart.

2. Doel van de Gegevensverzameling

De gegevens worden verzameld en verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Weergave van Verjaardagen: Het tonen van de verjaardagen van collega’s binnen de organisatie om sociale interactie en teamgeest te bevorderen.
• Toegankelijke Communicatie: Zichtbaarheid van naam en e-mailadres om collega’s eenvoudig te identificeren.

De gegevens zullen uitsluitend voor deze doelen worden gebruikt en niet zonder toestemming voor andere doeleinden worden verwerkt.

3. Rechtsgrondslag voor Verwerking

De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op basis van:

• Gerechtvaardigd belang: Het versterken van de teamgeest binnen de organisatie door verjaardagen te delen.
• Toestemming van de gebruiker: De gebruiker kan in bepaalde gevallen toestemming geven voor het delen van verjaardagsinformatie; er wordt rekening gehouden met individuele privacy-instellingen in Azure AD.

4. Bescherming van Persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Toegangsbeperkingen: Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de SharePoint-lijst waarin de verjaardagen zijn opgeslagen.
• Beveiligde verbindingen: Alle gegevensoverdracht vindt plaats over versleutelde verbindingen.
• Gebruikersrollen en -rechten: Alleen specifieke medewerkers die de Webpart beheren hebben de noodzakelijke toegangsrechten.

5. Bewaartermijn

De verzamelde gegevens worden bewaard zolang als noodzakelijk is voor het functioneren van de Webpart en voor het bereiken van de doelen waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Verjaardagsgegevens worden jaarlijks bijgewerkt om correctheid en relevantie te waarborgen. Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd uit de SharePoint-lijst.

6. Gegevensdeling en -overdracht

De gegevens worden uitsluitend binnen de organisatie en binnen SharePoint gebruikt en zullen niet worden gedeeld met derden, tenzij:

• Dit wettelijk verplicht is.
• De gebruiker expliciet toestemming geeft voor een specifieke gegevensuitwisseling.

7. Rechten van de Gebruiker

Gebruikers hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens, waaronder:

• Inzagerecht: Gebruikers kunnen verzoeken om inzage in de gegevens die over hen worden verzameld.
• Correctierecht: Gebruikers kunnen onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op bezwaar: Gebruikers kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun gegevens voor de verjaardagen Webpart.
• Recht op verwijdering: Gebruikers kunnen verzoeken om verwijdering van hun gegevens uit de SharePoint-lijst indien de gegevens niet langer noodzakelijk zijn.

8. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden duidelijk op de SharePoint-pagina aangekondigd. Het is aan te raden dit beleid regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van eventuele updates.

9. Contactinformatie

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens, kunnen gebruikers contact opnemen via [e-mailadres van de organisatie of verantwoordelijke afdeling].

---

Door gebruik te maken van de Verjaardagen Webpart, geeft de gebruiker aan op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met dit privacybeleid.