Site aanvraag module

Zijn je gebruikers enthousiast sites aan het uitrollen en is er geen overzicht? Is elke site weer anders opgezet? Een SharePoint site met de hand inrichten neemt veel tijd in beslag. Daarnaast wil je dat de sites dezelfde structuur hebben, zodat het voor jouw collega’s te begrijpen is. Met deze oplossing krijg je meer grip op een standaard structuur voor bijvoorbeeld:

  • Projecten sites / team;
  • Klanten sites;
  • Extranet sites;
  • Producten sites / team;
  • Afdelingen;
  • Samenwerking sites / team;

Functionaliteit Module

De Provisioning Module zorgt ervoor je op een efficiënte manier gestructureerd sites kunt creëren. Waar jij of jouw collega’s voorheen uren werk hadden om een site aan te maken, heb je nu een mechanisme om al je sites uit te rollen. Tevens zijn deze sites ook voorzien van de functionaliteiten die je wilt. Denk hierbij aan: 

  • Eigenaren en leden;  
  • Verschillende documenten bibliotheken;
  • Een risico register voor projecten sites; 
  • Aangepaste startpagina;
  • Word sjabloon voor PVA;

We noemen dit ook wel de Provisioning oplossing of tool 

Sjabonen/Templates

Vooraf wordt er één of meerdere sjablonen in overleg door ons gedefinieerd. Deze sjablonen worden in de Provisioning Module beschikbaar gemaakt. 

Werking Sites Provisioning Module 

De Sites Provisioning Module zorgt ervoor dat SharePoint sites automatisch worden aangemaakt, ingericht en geüpdatetJe hoeft je dus niet meer druk te maken over uniformiteit en herkenbaarheid. Tevens worden de uitgerolde sites in een lijst geregistreerd zodat je zicht houdt op wat er aanwezig is in de organisatie. 

De SharePoint Sites Provisioning Module werkt als volgt: 

  1. Als gebruiker wil je een nieuwe site aanmaken voor jouw afdeling, project of proces. 
  2. Je bekijkt alle mogelijke templates en kiest vervolgens de template die het beste bij jouw wensen en behoeften past. 
  3. De site met bijbehorende template vraag je aan via een goedkeuringsproces.
  4. Na goedkeuring wordt de aangevraagde SharePoint site volledig uitgerold. 
  5. De toegewezen eigenaar van de site ontvangt bericht dat de site is aangemaakt.
  6. De leden kunnen nu werken binnen de SharePoint site.   

Voordelen Site Provisioning Module:

  • Een site wordt automatisch aangemaakt en geüpdatet. Dit zorgt voor tijdsbesparing, omdat een medewerker dit niet meer hoeft te doen.   
  • Medewerkers hebben de mogelijkheid zelf een template met bijpassende functionaliteit te kiezen.  
  • Uniformiteit en herkenbaarheid binnen de Microsoft omgeving. Doordat er een keuze is uit een beperkt aantal templates ontstaat er consistentie.  
  • In kaart wie wanneer een site aanvraagt, waardoor het overzichtelijk blijft. 
  • Goedkeuringsproces bij het aanvragen van een site, waardoor scheefgroei wordt voorkomen.  

Wat kan deze module toevoegen voor mijn organisatie?

De belangrijkste vraag is uiteraard wat deze module kan toevoegen aan jouw organisatie. Wij vinden het belangrijk om eerst te inventariseren waar jouw bedrijf op het gebied van SharePoint staat. Gebruiken jullie SharePoint al jaren of juist sinds corona? Uit hoeveel sites bestaat jullie SharePoint omgeving? Wat voor problemen wil jouw organisatie met deze module oplossen?  

Aankomende Webinars

Hybride werken?

Information Protection labeling

Windows 11 preview & SharePoint

Lijst voor het indienen van declaraties

SharePoint als DMS + Docubird

Analyses en dashboards met Power BI